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文書檔案數(shù)字化管理篇1

文書檔案數(shù)字化管理，即借助圖像掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與存儲技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案給予掃描和錄入，讓其在接受加工處理之后，轉(zhuǎn)化成計算機可以識別的、具有數(shù)字化特點的文字及圖像，以便在接下來數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，以及多媒體數(shù)據(jù)庫檔案資源的應(yīng)用等，為檔案信息管理水平提升、利用效率發(fā)展等做出積極的服務(wù)支撐。

1文書檔案數(shù)字化管理的功能

重視文書檔案數(shù)字化管理，使相應(yīng)的模式成為現(xiàn)實，具有其獨有的，或者與其他模式相比更加重要的功能[1-2]。

1.1現(xiàn)代信息交流形式的促進

文書檔案數(shù)字化管理模式的倡導及實現(xiàn)，其極為有效地帶動現(xiàn)代信息交流方式進步，并且因此使文書檔案管理水平提升擁有強勁動力。在數(shù)字化技術(shù)作用之下，文書檔案管理者可以基于常規(guī)工作，更為主動且有效地提升檔案管理效率，并注意到信息利用率的高低問題。與此同時，由于得到了數(shù)字化管理模式相支持，文書檔案管理水平也將上升到新的層次，并與具體管理策略發(fā)展一道，共同保障文書檔案的真實性與完整性，這也將成為現(xiàn)代信息交流形式的促進力量。

1.2單位辦公管理需求的滿足

在當今市場發(fā)展強大作用力的影響下，各行各業(yè)之間處在極為緊張、激烈的競爭環(huán)境之中，為了讓該單位得到穩(wěn)固發(fā)展的機會，管理者在面對文書檔案信息現(xiàn)代管理的問題時，應(yīng)當給予足夠重視，并在注意傳統(tǒng)文書檔案管理模式及策略對該單位造成嚴重阻礙的前提下，積極倡導數(shù)字化的使用，從全新的角度強化文書檔案管理工作，這將讓機關(guān)單位辦公管理需求得到滿足，即基于穩(wěn)健、高效的新型文書檔案信息管理策略，使機關(guān)單位因此受到需求滿足的幫助[3]。

1.3文書檔案安全完整的支持

利用對文書檔案的數(shù)字化管理優(yōu)化工作，既能夠讓文書檔案信息處在更加安全的狀態(tài)，又可以保證其以完整面目呈現(xiàn)在需求者面前。即數(shù)字化技術(shù)水平影響力持續(xù)提升時，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息是否安全、是否完整使用等有關(guān)問題，在社會中引起了廣泛重視，而單位文書檔案管理工作亦應(yīng)迎合社會心理，利用引入數(shù)字化信息技術(shù)的形式，強化所轄范圍內(nèi)的文書檔案安全性和完整性，以便給該單位、該部門未來發(fā)展提供有利條件[4]。

2文書檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1文書檔案數(shù)字化管理的有利局面

首先，從法律效力上講，數(shù)字化文書檔案已經(jīng)被廣泛認可，依據(jù)《中國人民共和國民法典》，以電子化形式存在的文書檔案，具有和紙質(zhì)文書檔案相同的地位，在證據(jù)應(yīng)用等方面的作用并不存在差異，而按照國家檔案局的相關(guān)管理辦法，符合規(guī)定要求的電子公文，完全可以只用電子形式歸檔。類似的規(guī)定完全證明，在法律法規(guī)與政策層面，以電子形式呈現(xiàn)的文件、檔案等，其地位是受到普遍認可的[5]。其次，從各地重視程度來看，各地區(qū)、各單位均增加了對于文書檔案在數(shù)字化管理工作的科學安排，可以從國家檔案局日前所做機關(guān)部門電子文件歸檔與管理試點工作中，發(fā)現(xiàn)這方面的變化情況，按照試點結(jié)果的分析，多家單位均已經(jīng)做好了單位內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)所有文書檔案數(shù)字化，并順利通過驗收，從實踐角度出發(fā)的機構(gòu)探索、領(lǐng)域分析、行業(yè)調(diào)研等，也取得了比較明顯的成績，這將給有關(guān)單位的此類工作提供借鑒經(jīng)驗。

2.2文書檔案數(shù)字化管理的突出問題

（1）從技術(shù)角度上講，因為資金投入等因素的影響，各單位文書檔案數(shù)字化管理及轉(zhuǎn)型工作，未能在數(shù)字環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面滿足要求，這造成了檔案數(shù)字化建設(shè)過程的遲緩，所以應(yīng)弱化由此可能產(chǎn)生重大效益[6]。

（2）從制度角度上講，現(xiàn)有的管理體制和機構(gòu)情況，依然有不適宜規(guī)定，且阻礙文書檔案的數(shù)字化建設(shè)問題，而伴隨新技術(shù)的持續(xù)引入，此類問題有較顯著的增加趨勢，受到這方面因素影響，管理者投入于數(shù)字化建設(shè)與創(chuàng)新中的積極性也會受到?jīng)_擊。

（3）從人才角度上講，專業(yè)人才匱乏始終是無法規(guī)避的問題，文書檔案數(shù)字化管理及轉(zhuǎn)型工作，對檔案管理者的專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)的要求很高，然而現(xiàn)在的人才整體素質(zhì)顯然不夠理想，無法全面滿足工作要求，成為優(yōu)化策略成為現(xiàn)實的瓶頸。

3文書檔案數(shù)字化管理的技術(shù)及配套舉措要點

3.1技術(shù)要點

文書檔案管理者應(yīng)當在現(xiàn)有經(jīng)費條件受到一定限制的條件下，做好技術(shù)方面的改善工作，即通過對數(shù)字化掃描文書檔案的具體操作，力爭形成友好程度更高的文書檔案數(shù)字化管理化平臺[7]。因此，要達到文書檔案數(shù)字化管理的理想效果，其關(guān)鍵問題在于信息資源的掃描、語音內(nèi)容的識別、鍵盤形式的錄入等方面，其中較常應(yīng)用的做法為掃描，它能夠讓文書檔案以數(shù)字化的形式重新面世，讓管理效率無形中提升。在開展此項工作時，專業(yè)掃描設(shè)備的配備是必要的，例如：同性能要求相符的掃描儀，可以依正確掃描流程完成文書檔案的掃描任務(wù)，受限于外部因素的限制，相關(guān)人員應(yīng)當及時做好掃描儀參數(shù)檢查工作，并準確定位文書檔案，包括其具體類型、預定的掃描方式，再做出相應(yīng)的方法調(diào)整，如調(diào)整掃描儀的分辨率等。當基本掃描工作完成之后，要進一步開展文書檔案文字、圖像的校對與識別工作，直至確認無誤再妥善保存。除此以外，對于技術(shù)層面的優(yōu)化策略，還要做好各部門之間協(xié)調(diào)工作，這將讓數(shù)字化文書檔案從使用方式到閱讀方式，因內(nèi)部資源的優(yōu)化配置與緊密結(jié)合而受益，換言之，注意溝通和交流，可既確保文書檔案數(shù)字化管理工作本身的實效性，又能夠讓文書檔案所關(guān)聯(lián)的信息資源能夠做到實時共享，由于遠程檢索等策略的影響，因而需不斷優(yōu)化各部門間的信息傳播效果，使其趨于高效。再者，針對原本存在的電子檔案分散存放、檔案檢索效率未能滿足使用要求、借閱障礙重重、文書檔案泄密、權(quán)限分配不夠合理等問題，在開展數(shù)字化優(yōu)化策略探索時，應(yīng)當有與之相對應(yīng)的思考，最好可以建立完善度更高的電子檔案庫，對紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一、集中管理，并支持多個角度、多種途徑的線上檔案檢索工作，與此同時，確立更為科學、高效的數(shù)字化歸檔與借閱管理流程，實現(xiàn)對文書檔案資源的安全防護與合理使用雙重目標[8]。最后，力爭讓文書檔案管理系統(tǒng)提供符合管理者需求的各種統(tǒng)計表，以利于隨時進行文書檔案監(jiān)控和評估工作，為了達到這一效果，還應(yīng)將文書檔案在創(chuàng)新管理方面有所突破，并保證采集和管理的精細化程度，以完善的歸檔、借閱以及鑒定等流程作為統(tǒng)計表形成的支持力量，由此從多個角度全面提升文書檔案管理工作。

3.2配套的制度及人力要點

文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略中，技術(shù)要點是其根本，而配套支持要點同樣不容忽視，該文認為制度要點和人力要點是兩股重要支持力量。

（1）各單位需要以強化制度保障的形式，對工作機制創(chuàng)新給予支持。第一，需要綜合考慮當前管理機構(gòu)、管理體制的實際情況，找出與規(guī)定不相適應(yīng)之處，并盡快加以完善，特別是應(yīng)當基于文書檔案數(shù)字化管理的全局性角度做出思考，重新構(gòu)建更加全面的管理體制，要積極探索文書檔案的管理網(wǎng)絡(luò)是否健全議題，再從這個角度出發(fā)，重新劃分崗位責任。第二，在新技術(shù)被不斷引入的背景下，文書檔案也應(yīng)當在修編時，做出與之相對應(yīng)的調(diào)整，這項工作的長期性與艱巨性毋庸置疑，關(guān)鍵的問題在于定期的制度評審與修訂，以便讓文書檔案數(shù)字化管理擁有健康與可持續(xù)發(fā)展的可能性。第三，受現(xiàn)實利益所驅(qū)動，各單位文書檔案管理部門及相應(yīng)人員，一定要重視自我管理機制的加快建立工作，這將給檔案數(shù)字化生成的質(zhì)量提高奠定堅實基礎(chǔ)。

（2）各單位需要以關(guān)注人才培養(yǎng)的形式，對工作機制創(chuàng)新給予支持[9]。缺少數(shù)字化管理技能是一個管理者無法回避的問題，由此應(yīng)盡快掃除文書檔案數(shù)字化管理與創(chuàng)新方面的障礙。為了解決這一問題，第一，應(yīng)當使人才引入機制完善起來，從源頭進行人才控制，有效提高文書檔案管理者的基本能力，使高資質(zhì)、高技術(shù)人才被引入進來。第二，有必要進一步加強內(nèi)部培訓工作，在原有培訓機制基礎(chǔ)上，從數(shù)字化角度著眼，組織管理者參與到多種形式、多個層次的繼續(xù)教育中去，用于提升其知識儲備與綜合素養(yǎng)。第三，可在實際工作中，實行激勵作用更突出的崗位輪換制，讓管理者可以在橫向加強以數(shù)字化為中心的業(yè)務(wù)交流，讓其綜合業(yè)務(wù)能力既能鞏固，又能創(chuàng)新，當人員文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作表現(xiàn)優(yōu)異時，則要得到精神及物質(zhì)方面的獎勵。

4結(jié)語

利用行之有效的文書檔案數(shù)字化加工和處理，能夠促進構(gòu)建形成完整程度更高的文書檔案管理系統(tǒng)，讓數(shù)字檔案被納入綜合式、一體化管理視域之下，這將會極大地便利單位業(yè)務(wù)人員、科研人員的檢索與查閱工作，給后續(xù)的各項工作提供良好服務(wù)。因此，該項工作亦是其他類型檔案走向數(shù)字化變革創(chuàng)新之路的經(jīng)驗基礎(chǔ)。關(guān)于具體的優(yōu)化策略，該文認為單純的技術(shù)要點，以及配套的制度及人力要點，是兩個重要方面，兩方面缺一不可，將共同服務(wù)于數(shù)字化效果的提升，對最終達到檔案信息資源共享理想境界起到至關(guān)重要的作用。

作者:阮瑩 單位:寧德市林業(yè)局

文書檔案數(shù)字化管理篇2

隨著全球數(shù)字化時代的到來，生活中的可用信息資源越來越多，而且獲取信息資源的途徑也在逐漸的增長，人們在生活工作過程中對于信息資源的需求也在逐漸擴大，而且文書檔案作為單位發(fā)展建設(shè)的核心內(nèi)容，其在工作過程中具有一定的監(jiān)督性和服務(wù)性，可以作為信息資源的重要戰(zhàn)略點。在單位日常的生產(chǎn)過程，中文書檔案的管理工作將伴隨著企業(yè)單位的整個生產(chǎn)過程，所以良好的文書檔案管理也是維持的單位正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵因素。但是現(xiàn)階段的文書檔案管理水平已經(jīng)不能滿足于時代的發(fā)展和要求，所以想要讓檔案作為信息資源的重點，為單位提供更好的服務(wù)，就需要改善其管理方法，也就是將文書檔案進行數(shù)字化。將傳統(tǒng)的實體紙質(zhì)文書管理保存方式改變?yōu)閿?shù)字化信息保存，可以比傳統(tǒng)的保存方式更長久也更安全，可以實現(xiàn)高效的資源共享。讓單位在利用文書管理的過程中，可以更加方便去運用和查找資料。這對于整個單位的工作展開和工作水平的提升都有著極大的幫助。

一、文書檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢

（一）提高文書檔案編輯的靈活性

文書檔案數(shù)字化管理可以大幅度的提高文書檔案的編輯，因為其主要的管理方式便是對紙質(zhì)的文書檔案進行錄入，掃描，并且上傳到系統(tǒng)當中，這就可以使得檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)化，然后被計算機所識別，并且儲存在各種數(shù)據(jù)載體當中[1]。這也可以使得傳統(tǒng)的文書檔案在被編輯的過程中，摒棄了紙質(zhì)涂抹修改的方式，而是采用了電腦修改的方式，并且在新的文書檔案進行錄入的過程中，也可以利用該方式進行錄入，這就使得整個檔案有著更加高效化，更加靈活的編輯方式。使得整個檔案信息在被查詢和應(yīng)用的過程中會十分的方便。

（二）提高文書檔案檢索的便捷性

在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，單位想要對于文書檔案進行檢索，就需要在大量的紙質(zhì)文書檔案當中尋找到想要的檔案信息，在這個過程中會浪費大量的人力物力和時間，這會使得文書檔案在利用效率上大幅度的降低，并且會影響單位整體的工作效率。而將文書檔案數(shù)字化管理之后，文書檔案信息查詢的過程將會更加的便捷。當文書檔案數(shù)據(jù)庫建立完成，就需要在使用的過程中，在電腦上進行搜索和查找，便捷的調(diào)出要好的，文書檔案通過關(guān)鍵字檢索等方式，就可以在計算機上及時查閱檔案信息，讓文書檔案在檢索過程中可以更快的為單位的工作和發(fā)展提供服務(wù)，大大提高了文書檔案的管理和利用效率。

（三）實現(xiàn)文書檔案資源共享

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案在使用的過程中并不能做到很好的利用，而且傳統(tǒng)的只是他們還存在一個區(qū)域的局限性，如果想要在區(qū)域內(nèi)調(diào)動文書檔案，自需要利用大量的人力和物力來對于文書檔案進行運送，而在文書檔案實數(shù)字化之后，就可以通過互聯(lián)網(wǎng)來對于全國各地的文書檔案進行查詢，這也可以使得檔案使用者在不同的區(qū)域不同。同的時間可可以對于文書檔案信息隨時隨地的進行查詢和利用，這在運輸和利用方面已經(jīng)突破了時間和空間的限制，實現(xiàn)了文書檔案的資源共享，這也是現(xiàn)階段信息資源共享的主要發(fā)展趨勢，可以讓文書檔案資源為整個社會的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

二、文書檔案管理數(shù)字化的重要性

（一）可以滿足時代的發(fā)展需求

現(xiàn)階段因為科技水平的提高，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)成了未來的主流發(fā)展方向，而全世界對于信息和數(shù) 據(jù)的處理水平也已經(jīng)達到了全新的高度。我國隨著智能技術(shù)和5G信號的發(fā)展，信息的傳遞速度方面已經(jīng)達到了世界的前列，這種大背景之下，單位在發(fā)展過程中也會運用到更多的信息資源，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使得傳統(tǒng)的文書檔案已經(jīng)逐漸的暴露出了諸多問題，在信息儲存上面，隨著信息的不斷增加，也會導致文書檔案的數(shù)量在逐漸增多，如果利用傳統(tǒng)的文書檔案進行有管理就會使得檔案所需要的空間在逐漸的上升，并且也會增加檔案管理人員的工作任務(wù)，并且也會嚴重的影響檔案的準確性，而的檔案信息管理的過程中，因為數(shù)量的不斷上升，這導致了管理人員在工作中不能全面地對所有檔案進行監(jiān)管。非常容易導致出現(xiàn)檔案丟失的情況出現(xiàn)，嚴重影響到了檔案在后期的具體使用，所以就需要將文書檔案管理數(shù)字化，只有這樣才可以使得文書檔案有著更好的儲存方式，將檔案的準確性和實用性得到提高，讓其在使用過程中可以更好地為單位的發(fā)展做出服務(wù)[2]。

（二）提高單位管理效率

因為現(xiàn)階段文書檔案在單位發(fā)展管理中的重要地位，要求檔案在使用過程中一定要具有十分準確的特點。但是在進行實體檔案的管理過程中，傳統(tǒng)的文書紙質(zhì)檔案總會出現(xiàn)一些不可避免的問題，如果檔案的填寫不完整，并且在擺放，儲存的過程中也會找不到文檔的信息，不能進行合理的分類，讓單位在使用的過程中使用效率大大降低，嚴重影響了單位的整體管理效率，這種情況不僅會對于工作人員造成影響，還會對于整個單位的工作造成影響，在這個信息化的社會，想要完成信息共享，不僅僅是在單位內(nèi)，還是全國各個范圍都要完成信息共享，所以在這種背景下，傳統(tǒng)的只是檔案想要完成共享的傳輸效率是十分低下的，而單位想要其他單位的檔案信息，就需要花費大量的時間和物力去進行抽調(diào)，而將其進行數(shù)字化之后，就可以在網(wǎng)上隨時的下載，查看和閱覽其他單位的檔案信息，這也使得單位在管理工作中可以有著更加快速高效的工作水準。

（三）安全性獲得提高

傳統(tǒng)的文書檔案在管理過程中所采用的方式便是對于檔案進行單獨的存放，并且派專門的管理人員進行管理，這種管理方式會極大地加大工作人員的工作量，并且增加單位的人工成本，而且對于其紙質(zhì)檔案的存放并沒有相應(yīng)的安全保障在使用的過程。非常容易受到自然環(huán)境的影響，對于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的傷害，而且檔案在移動的過程中也會發(fā)生意外，使得檔案失竊或丟失，都會對于整個單位的工作產(chǎn)生影響。而在文書檔案數(shù)字化之后，就會使得整個檔案有著更加良好的儲存方式，并且也不會受到自然環(huán)境的干擾，大大保證了其在儲存過程當中的安全性和穩(wěn)定性，使得整個檔案有著更加長久的使用時間和使用壽命，為單位可以提供更好的發(fā)展。

三、文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)階段存在的問題

（一）文書檔案的歸檔范圍不夠明確

一般情況下，文書檔案在進行歸檔的過程中，需要按照其檔案記錄的內(nèi)容來進行類別劃分，而且每一種類別都有著其相對的作用和使用方式，并且可以為單位提供不同的方式，但是在現(xiàn)階段實行文書檔案信息化管理的過程當中，不是說檔案的類別條目并沒有按照其分類來進行精細化的管理，使得文檔的內(nèi)容屬性，應(yīng)用特征和系統(tǒng)特征并沒有根據(jù)其內(nèi)容來進行合理化的分配，這就是得文書檔案的分類不夠嚴謹，并且因為其不能夠進行科學化的整理，所以導致在整個檔案在使用的過程當中尋找起來也比較麻煩，歸檔范圍也不夠清晰，從而導致了許多的文書檔案，因為其所記載的內(nèi)容過于復雜而導致不能夠被歸到分類。而在長期的留存過程中，就會導致檔案被遺忘或者丟失，從而影響到了單位后續(xù)的工作，使得檔案的使用效率低下[3]。

（二）信息技術(shù)的合理應(yīng)用程度不高

在實現(xiàn)數(shù)字化管理傳統(tǒng)的文書檔案過程中，其最為主要的支撐便是合理地運用信息技術(shù)，只有將信息技術(shù)與傳統(tǒng)的文書檔案完美結(jié)合，才可以讓文書檔案的數(shù)字化進程有著良好的發(fā)展。但是現(xiàn)階段大部分單位在進行信息技術(shù)的使用過程中，并沒有注意到其對于文書檔案管理的重要性，所以導致對于信息技術(shù)沒有很好地利用效率，使得其在進行檔案管理的過程中，是用各種系統(tǒng)來進行文書檔案處理的工作，進行的并不順暢，并且讓各種系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能夠得以共享。一些單位甚至并沒有創(chuàng)建自身的檔案儲存系統(tǒng)，也沒有相關(guān)的儲存空間來進行儲存，只是在國家規(guī)定的發(fā)展過程中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案進行上傳和錄入，導致其系統(tǒng)的建設(shè)明顯滯后于社會上的大部分企業(yè)和單位。而且單位在進行發(fā)展的過程中，對于文書檔案以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用并不普遍，所以導致在搜索過程中效率十分低下，需要工作人員去逐步勘察，這也導致了單位工作效率的低下。

（三）單位工作人員素質(zhì)水平較低

現(xiàn)階段我國文書檔案管理的工作人員在工作狀態(tài)上處在一個非常尷尬的境地，在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，傳統(tǒng)文書檔案的工作管理人員只需要做好書面工作，所以說對于其本身的工作技能要求并不高，所以單位大部分的工作管理人員都是年紀較大的工作人員，所以導致其在進行數(shù)字化之后，其所掌握的具體工作職能在整體的數(shù)字化文檔管理過程中并不能夠發(fā)揮出具體的作用。因為現(xiàn)階段的文書檔案工作都是利用電子儀器進行操作，而傳統(tǒng)文書檔案的管理人員并沒有相關(guān)的操作經(jīng)驗，并且因為其年紀較大，而且因為其之前的工作性質(zhì)過于簡單，所以在工作的過程中也沒有更好的積極性對于新的技術(shù)去進行學習，從而導致單位在進行檔案數(shù)字化的過程中受到了非常大的阻礙。

四、文書檔案數(shù)字化管理的提升策略

（一）重視文書檔案數(shù)字化管理

想要讓企業(yè)單位的文書檔案數(shù)字化管理水平有所提升，就需要讓單位在發(fā)展的過程中，對于文書檔案數(shù)字化的管理加強重視。在發(fā)展過程中，單位應(yīng)該創(chuàng)建專門的文書檔案數(shù)字化管理部門，并根據(jù)其發(fā)展現(xiàn)狀來打造相關(guān)的管理制度，讓其具有良好的規(guī)范性，并且要將文書檔案進行分類細化，要對于每種檔案類型提出明確的標準，從而確保文書檔案在進行歸類的過程中可以有著良好的儲存歸類模塊，并且不能依靠于幾個標準分類，而是要根據(jù)企業(yè)的單位，在發(fā)展的過程中對于其真的發(fā)展方向以及具體的工作職能來劃分具體的檔案分類標準，只有這樣才可以讓單位再進行查閱的過程中，有著更加方便的查找模塊。并且單位在進行文書檔案數(shù)字化管理的過程中，要提升相關(guān)水平，積極利用安全電子軟件來進行文書的保護工作，以確保文書檔案有著更加良好的使用環(huán)境，可以讓其為單位的發(fā)展做出更大的貢獻，并且還可以有效的制止文書檔案在使用的過程中被有心之人偷竊，做出違法的事情而影響到了單位的形象和具體利益[4]。

（二）加強信息技術(shù)的合理利用

單位想要進行文書檔案數(shù)字化管理，首先要明確的是數(shù)字化管理所需要的發(fā)展模式和發(fā)展方向。數(shù)字化管理就是在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上來進行發(fā)展的，所以要在發(fā)展的過程中使得數(shù)字化管理水平進行提高，就需要在進行文書檔案管理的過程中對于信息技術(shù)的利用效率進行提高，并且單位要時刻注重現(xiàn)階段市場上的動向，來選擇最適合于單位發(fā)展的新技術(shù)來完成文書檔案的數(shù)字化管理工作。并且在設(shè)備的選擇方面也要使用市場上全新研發(fā)的設(shè)備，從而避免因為設(shè)備的問題而導致了信息的丟失，所以在發(fā)展過程中要逐漸地對自身的硬件基礎(chǔ)設(shè)施作出增強，并且在硬件設(shè)施能夠到達要求之后，要對于軟件設(shè)施也做出相應(yīng)的整改動，用市場上先進的處理系統(tǒng)來進行檔案的數(shù)字化管理就可以使得檔案有著更加良好的檢索狀態(tài)，也可以使得檔案有著更加快捷的傳輸方式以及儲存方式，讓單位的工作可以有著更快更好的效率提升。

（三）加強工作人員的素質(zhì)水平管理

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文書管理工作中，單位可能并不重視員工的素質(zhì)水平，因為其工作的內(nèi)容過于簡單，工作性質(zhì)比較直白，所以就導致單位對于其工作人員并沒有過高的要求。但是隨著文書檔案數(shù)字化的發(fā)展，想要讓文書檔案工作有著更加家良好的工作效率，并且可以對單位的發(fā)展提供幫助，就需要加強工作人員的素質(zhì)水平管理，在進行管理的過程中，首先要對于內(nèi)現(xiàn)存的工作人員進行水平考核，以確保其有著足夠的能力來進行文書檔案的數(shù)字化管理，并且如果其能力不足，就需要對其進行培訓。而且還要根據(jù)不同的狀況來提高員工的積極性，讓其有著足夠的精力和心態(tài)對于文書檔案的數(shù)字化管理進行學習。還可以招收全新的文書檔案管理人員，讓其對于電腦等各種技術(shù)有著足夠的了解，只有這樣才可以使得單位整體的文書檔案數(shù)字化管理效率得到提升，讓單位的整體獲得提升[5]。

五、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段我國的信息化技術(shù)已經(jīng)得到了充足的發(fā)展，所以文書檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成了單位的必然發(fā)展趨勢，而想要進行單位的檔案數(shù)字化管理，讓文書檔案對于企業(yè)的發(fā)展作出更大的功效，就需要解決現(xiàn)階段文書檔案管理發(fā)展過程中所存在的諸多問題，使得文書檔案管理有著良好的工作效率，在這個過程中，首先是要加強文書檔案管理的重視程度，并且還要使用先進的信息技術(shù)，對于人員的素質(zhì)在加強培養(yǎng)，只有這樣才可以讓單位的文書檔案數(shù)字化管理有著良好的發(fā)展，讓單位也可以有著更加良好的發(fā)展。

作者:王仕鳳 單位:安徽廣播電視臺

文書檔案數(shù)字化管理篇3

1文書檔案數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢

1.1提高文書檔案編輯的靈活性

文書檔案數(shù)字化管理主要是對紙質(zhì)文書檔案實行錄入、掃描、校對、數(shù)據(jù)刻錄備份等一系列操作，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化并被計算機識別，或存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體中，文書檔案管理人員結(jié)合實際需要對文書檔案進行靈活編輯，以便文書檔案信息的查詢、編輯和應(yīng)用等。

1.2提高文書檔案檢索的便捷性

在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式中，查閱、利用檔案信息時，需要耗費大量的人力和時間，大大降低了文書檔案的利用效率。自從構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式后，在文書檔案信息查詢時只需在文書檔案信息檢索系統(tǒng)中輸入相關(guān)關(guān)鍵詞、主題等，便可在計算機上及時查詢借閱檔案信息，在一定程度上提高了文書檔案檢索的便捷性，同時還提高了文書檔案的管理和利用效率。

1.3實現(xiàn)文書檔案資源共享

文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，不同檔案資源使用者可在同一時間、不同區(qū)域?qū)ξ臅鴻n案信息進行查詢和利用，在檔案信息的傳輸和利用方面突破了時間和空間的限制，真正實現(xiàn)了文書檔案的資源共享，是新形勢下信息資源共享共建的主要發(fā)展趨勢。

2文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

由于我國檔案數(shù)字化起步較晚，在文書檔案數(shù)字化管理過程中仍存在以下問題。

2.1文書檔案數(shù)字化管理意識淡薄

由于企業(yè)領(lǐng)導重視程度不足，檔案數(shù)字化管理意識淡薄，對構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的經(jīng)費投入嚴重不足，導致企業(yè)檔案管理的信息化水平較為落后，部分文書檔案存在的形式仍為紙質(zhì)檔案，檔案的利用率較低，對檔案數(shù)字化管理工作沒有引起足夠的重視。即便有部分文書檔案是以電子檔案、文書檔案數(shù)據(jù)庫等數(shù)字化形式存在著，但檔案信息均不完整，在一定程度上降低了文書檔案的利用率和準確率。

2.2管理標準不統(tǒng)一

文書檔案管理涉及到查找、整合、存儲和入檔等多個環(huán)節(jié)，是一個繁雜而又細致的工作，檔案數(shù)字化是利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書檔案資料的查找、存儲和入檔等環(huán)節(jié)進行操作，但由于在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理標準，導致檔案信息的查找、存儲和入檔等技術(shù)方法落后。在文書檔案數(shù)字化管理時，由于文書檔案管理人員對檔案的整理方式和次序缺乏統(tǒng)一性，常常會出現(xiàn)檔案信息收集不準確、信息管理分類不明確等問題。

2.3缺乏檔案管理復合型人才

當文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理后，對文書檔案管理人員的綜合技能有了一定的要求，既要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要適當掌握數(shù)字化管理技術(shù)。但在實際文書檔案管理中，極度缺乏檔案管理復合型人才，部分文書檔案管理人員局限于傳統(tǒng)的檔案管理模式中，不適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求，在一定程度上制約了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

3構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式的有效策略

從上述可知，文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀并不樂觀，因此需要企業(yè)在堅持擇優(yōu)精選、形式保真及有利共享的原則上，積極探尋構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式策略，有效提高文書檔案的管理效率。

3.1建立合理的信息數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，建立科學合理的信息數(shù)據(jù)庫是必不可少的，信息數(shù)據(jù)庫包括了全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫，但是在建立數(shù)據(jù)庫時還應(yīng)注意2個數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)信息的兼容性問題。其中全文數(shù)據(jù)庫主要利用專業(yè)的檔案數(shù)字化管理軟件或共享應(yīng)用軟件等建設(shè)，對著錄格式進行統(tǒng)一規(guī)范，將文書檔案信息及時地儲存在檔案數(shù)據(jù)庫中，并對數(shù)據(jù)庫的檔案信息實施結(jié)構(gòu)化處理，在一定程度上提高了檔案信息的管理和利用效率。目錄數(shù)據(jù)庫則是采用綜合檔案管理軟件系統(tǒng)進行建設(shè)，能夠直接實現(xiàn)文書檔案數(shù)字信息的條目級著錄，且在檔案信息的查詢和利用等方面較為便捷。此外，在2015年我國針對檔案數(shù)字化管理方面頒布了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，因此企業(yè)應(yīng)按照該技術(shù)規(guī)范并結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建完善的文書檔案數(shù)字化管理模式，不斷提升企業(yè)文書檔案數(shù)字化管理水平。

3.2標準化文書檔案數(shù)字化著錄

由于文書檔案數(shù)字化著錄的標準仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案標準，因此在數(shù)字化著錄過程中因紙質(zhì)檔案著錄標準存在項目不完整、著錄內(nèi)容不準確等缺陷，很大程度上影響了文書檔案數(shù)字化的著錄效果。通過相關(guān)工作經(jīng)驗總結(jié)，應(yīng)從這兩個方面對文書檔案數(shù)字化著錄進行標準化:①從字段內(nèi)容方面，應(yīng)從文書檔案的檔號、全宗號、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、頁號(頁數(shù))、密級等方面做好相關(guān)的數(shù)字化著錄工作，并在著錄過程中對預留檔案鑒定、廢止失效等字段內(nèi)容，確保檔案著錄的擴展性。②從標準化方面，在文書檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)相關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一著錄標準，以確保著錄項內(nèi)容的完整性和著錄符號的規(guī)范性。比如對于無法識別的文字或標識，應(yīng)采用“?”著錄符號;而對于自擬文件標題則采用“［］”著錄符號;在錄入多文號、多責任者的文書檔案時，應(yīng)先將選錄標準確定，使責任者能夠與文件編號相互對應(yīng)。

3.3進行文書檔案數(shù)字化掃描

文書檔案數(shù)字化管理主要通過掃描、語音識別、鍵盤錄入等方法來實現(xiàn)，其中掃描是使用頻率最高且效率最高的一種方法。要想進行文書檔案數(shù)字化掃描，須做到以下幾點:①配置相應(yīng)的掃描設(shè)備，在文書檔案數(shù)字化管理中，除了計算機、照相機等設(shè)備外，還應(yīng)配置高質(zhì)量的掃描設(shè)備，同時掃描設(shè)備的分辨率、顏色、幅面等應(yīng)符合實際需求。②嚴格掃描方法和流程，掃描方法是將紙質(zhì)文書檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖形，并儲存到計算機的一種技術(shù)方法。而在掃描過程中，則是要嚴格按照準備掃描儀—檢查掃描儀設(shè)置值—定位文書檔案—選擇文書檔案類型—選定掃描方式—預掃描—調(diào)整預覽文檔—設(shè)置掃描儀分辨率—調(diào)整色調(diào)—正式掃描的流程進行掃描。③文檔保存和文字識別、校對等，在文書檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖形后，并將文檔保存在計算機中，通過OCＲ(文字識別)將文書檔案轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化文檔，受識別正確率的影響，還需通過人工對轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的檔案信息進行校對、修改，以提高文書檔案信息的準確率。

3.4培養(yǎng)復合型檔案管理人才

在構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式中，檔案管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵性作用，因此須培養(yǎng)專業(yè)能力強、懂數(shù)字化管理技術(shù)的復合型人才。加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓力度，采取專題講座和實習培訓等方式，根據(jù)具體崗位進行分類輪訓，并適當采取相應(yīng)的激勵政策，提高學習的自覺性和培訓效果，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和數(shù)字化管理水平。同時，還可通過對外招聘形式，引進高素質(zhì)的復合型人才，提高檔案管理隊伍的整體業(yè)務(wù)水平。

4結(jié)語

文書檔案數(shù)字化管理模式在企業(yè)的實際應(yīng)用中具有較多優(yōu)勢，推動著檔案管理數(shù)字化發(fā)展進程。然而，在企業(yè)文書檔案數(shù)字化管理中仍存在諸多問題，在一定程度上影響了文書檔案的管理水平。本文通過建立合理的信息數(shù)據(jù)庫、標準化文書檔案數(shù)字化著錄、進行文書檔案數(shù)字化掃描以及培養(yǎng)復合型檔案管理人才等多種策略構(gòu)建完善的文書檔案數(shù)字化管理體系，推動文書檔案快速向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

參考文獻:

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作者:蘭楠楠 單位:中鐵十局集團城市軌道交通工程有限公司